لماذا ملف Word أو PowerPoint كبير الحجم؟ وكيف تصغّره
يكون مستند Word أو عرض PowerPoint ثقيلًا في الغالب بسبب الصور لا النص. قد يبلغ عرض من 40 شريحة مليء بصور الهاتف 80 ميغابايت، بينما يكفي العرض نفسه 8 ميغابايت إذا كانت صوره بحجم الشاشة. لتصغيره، استعمل خيار ضغط الصور في Office، أو مرّر الملف على أداة ضغط Word وExcel وPowerPoint التي تعيد تحجيم كل الصور دفعة واحدة وتعيد إليك ملف DOCX أو PPTX نفسه.
ما الذي يجعل ملف Word أو PowerPoint كبيرًا؟
- صور مأخوذة مباشرة من الهاتف أو الكاميرا. صورة بدقة 12 ميغابكسل تبلغ نحو 4000 × 3000 بكسل. تظهر على الشريحة أصغر بكثير، لكن الملف يحتفظ بكل البكسلات.
- صور مقصوصة. عند قص صورة في Office يُخفى الجزء المقطوع ولا يُحذف، إلا إذا طلبت ذلك.
- لقطات شاشة ملصوقة بصيغة PNG. صيغة PNG ممتازة للقطات الواضحة، لكنها ثقيلة للصور الفوتوغرافية.
- خطوط أو فيديو أو صوت مضمَّنة. تضيف حجمها كاملًا إلى الملف.
- الصورة نفسها مكررة. شعار ملصوق على كل شريحة بدل وضعه في الشريحة الرئيسية قد يُخزَّن أكثر من مرة.
نادرًا ما يكون النص أو الجداول أو الصيغ هي المشكلة، فهي مضغوطة أصلًا.
كيف أصغّره داخل Word أو PowerPoint؟
في نسختي Word وPowerPoint المكتبيتين على ويندوز:
- انقر على أي صورة، ثم افتح تبويب تنسيق الصورة.
- اختر ضغط الصور.
- ألغِ تحديد تطبيق على هذه الصورة فقط لتشمل كل الصور، وحدّد حذف المناطق التي تم اقتصاصها من الصور، واختر دقة مثل ويب (150 نقطة) أو بريد إلكتروني (96 نقطة).
- احفظ الملف.
ولكي لا تثقل الصور الجديدة الملف مجددًا، افتح ملف > خيارات > خيارات متقدمة > حجم الصورة وجودتها واضبط دقة افتراضية. وعلى ماك يوجد الأمر نفسه ضغط الصور في تبويب تنسيق الصورة.
هذه الطريقة جيدة، لكنها تتطلب البرنامج المكتبي، وتكرارها لكل ملف.
كيف أصغّره دون Office؟
افتح أداة ضغط Word وExcel وPowerPoint، واختر ملف DOCX أو PPTX أو XLSX (وتعمل أيضًا ملفات ODT وODS وODP)، ثم مستوى الضغط، ونزّل الملف الأصغر. يُعاد تحجيم كل صورة وترميزها ثم يُعاد تجميع الملف. يبقى النص والجداول والشرائح والتنسيق كما هي تمامًا، وتبقى الصور الشفافة شفافة.
في المستوى الموصى به تُحدّ الصور بـ 1600 بكسل على ضلعها الأطول، وهو أوضح مما تعرضه أغلب الشاشات وأجهزة العرض. اختر المستوى الخفيف إذا كان المستند سيُطبع.
غالبًا ما يصغر العرض المليء بالصور بنسبة 50 إلى 90%. أما جدول البيانات فيصغر أقل بكثير، لأنه نص في معظمه، والنص مضغوط أصلًا.
أي طريقة أختار؟
| الحالة | الخيار الأنسب |
|---|---|
| لديك Word أو PowerPoint على حاسوب | ضغط الصور مطبّقًا على كل الصور |
| لا يوجد Office، أو تستعمل هاتفًا أو لوحيًا أو حاسوبًا مستعارًا | أداة الضغط في المتصفح |
| سيُطبع الملف | الضغط الخفيف، أو 220 نقطة في Office |
| سيُرسل بالبريد أو واتساب | المستوى الموصى به، أو 96 نقطة في Office |
| تحتاج قراءته فقط لا تعديله | حوّله بأداة Word إلى PDF أو PowerPoint إلى PDF، ثم اضغط ملف PDF |
نصائح لملفات خفيفة من البداية
- صغّر الصور قبل إدراجها بأداة تغيير حجم الصور: عرض 1920 بكسل يكفي لشريحة كاملة.
- استعمل JPG للصور الفوتوغرافية، وPNG للقطات الشاشة والشعارات فقط. أداة تحويل الصور تغيّر الصيغة في ثوانٍ.
- ضع الشعارات المتكررة في الشريحة الرئيسية بدل كل شريحة.
- اربط الفيديوهات الطويلة (يوتيوب أو مجلد مشترك) بدل تضمينها.
الأسئلة الشائعة
هل سيبدو الملف المضغوط مختلفًا؟
على الشاشة غالبًا لا. تُصغَّر الصور فقط إلى حجم تبقى معه واضحة على الشاشات. للطباعة اختر المستوى الخفيف.
هل يتغير ملفي الأصلي؟
لا. تنزّل نسخة جديدة أصغر، ويبقى الأصل كما هو.
هل يمكن ضغط ملف .doc أو .ppt قديم؟
احفظه أولًا بصيغة .docx أو .pptx، في Office أو في محرر Word.
هل أحتاج إلى حساب؟
لا. يمكن للزوار الضغط دون تسجيل، وتُحذف الملفات من الخادم بعد ساعة.
